Có thể nói, quản lý quán cà phê luôn là vấn đề khiến chủ cửa hàng kinh doanh đau đầu vì không biết phải quản lý như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt, nếu bạn vận hành sai cách thì sẽ làm cho việc kinh doanh của bạn đi sai và không đạt được kết quả tốt nhất.
Hiểu rõ những nỗi lo của chủ quán kinh doanh cà phê hiện nay. Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn toàn bộ quy trình quản lý quán cafe chi tiết nhất khi quyết định mở quán cà phê nhằm mang đến cho bạn bí quyết và kinh nghiệm quản lý tốt nhất ngay từ ban đầu.
Quy trình quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên là một trong những khâu rất quan trọng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh quán cà phê. Hơn nữa, nhân viên cũng là bộ mặt của quán, là người chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất đồng thời truyền tải những thông điệp kinh doanh đến khách hàng.
Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến khâu quản lý nhân viên như nhân viên phục vụ không tốt, thiếu vui vẻ với khách hàng, không tập trung làm việc, hay thường xuyên nghỉ việc… Chính vì thế, cần phải có một bảng mô tả công việc chi tiết dành cho nhân viên như: văn hóa phục vụ, quy trình tác nghiệp, công việc cần làm, thời gian làm việc…
Ngoài ra, bạn cũng cần đưa ra các phương án chi trả lương cho nhân viên một cách tốt nhất và công bằng, khen, thưởng rõ ràng nhằm khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hơn.
Xem thêm: PurioCafe: Cung cấp cafe giá sỉ cho các quán tại TP.HCM, Hà Nội và toàn quốc
Quản lý nguồn hàng
Việc quản lý nguồn hàng rất quan trọng trong việc kinh doanh quán cà phê, do đó, bạn cần phải lên kế hoạch thật chi tiết như lựa chọn đối tác, đơn vị cung cấp sản phẩm uy tín, chất lượng lâu năm, giá cả hợp lý, thời gian, địa điểm giao hàng theo định kỳ…
Kho bảo quản sản phẩm
Cần thống kê số lượng hàng hóa đã nhập vào, sau đó cập nhật lên phần mềm quản lý bán hàng. Bạn nên thống kê đầy đủ như số lượng, giá cả, tên hàng hóa, các khoản thu chi cũng như danh mục kho hàng.
Quản lý kiểm soát thu chi
- Các khoản chi hàng ngày của quán cần được kê khai rõ ràng và được sự đồng ý của quản lý.
- Các khoản thu của quán: cần được thống kê và kiểm tra rõ ràng vào mỗi ca trực hoặc vào cuối ngày.
- Nên quản lý thu, chi trên các phần mềm nhằm giúp tiết kiệm thời gian, hiệu quả công việc cao, thống kê số liệu rõ ràng, nhanh chóng. Bạn nên tạo chi tiết các hạng mục thu, chi cho quán như: chi tiền cà phê, chi tiền trái cây, chi tiền điền nước, chi trả lương, chi phí khác.
Xem thêm: Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn? Chi phí mở quán cafe nhỏ cho người ít vốn
Kiểm soát hàng hóa, kho hàng
Tiến hành kiểm kho 1 lần/ tuần theo mẫu kiểm kho, thông thường vào sáng thứ 2 hàng tuần. Sau đó, đối chiếu thực tế tại kho với số liệu quản lý trên phần mềm.
Kiểm soát dựa trên các bảng báo cáo, phân tích
Bạn là người quản lý quán cà phê, cần phải nắm rõ các bảng báo cáo như:
- Báo cáo tổng doanh thu theo ngày/ tháng/ năm
- Báo cáo chi tiết các khoản chi phí.
- Báo cáo các chi phí phát sinh khác.
Và dựa trên các bảng báo cáo để đánh giá và đưa ra chiến lược kinh doanh quán một cách tối ưu và tốt nhất.
Xem thêm: 3 lời khuyên thiết kế quán cà phê mini đẹp, ấn tượng, thu hút khách hàng
Quy trình phục vụ quán chuyên nghiệp
Để quán có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp, trơn tru thì cần xây dựng quy trình phục vụ rõ ràng nhằm giúp các bộ phận nhân sự như phục vụ, pha chế, thu ngân có thể thực hiện một cách logic, nhanh chóng. Tránh tình trạng phục vụ thiếu chuyên nghiệp, lộn xộn khi vận hành quán. Dưới đây, Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn những bước trong quy trình phục vụ quán cà phê cơ bản như sau:
- Gọi đồ uống/ món ăn
Nhân viên phục vụ tiến hành nhận yêu cầu gọi đồ uống/ món ăn từ khách hàng. Các bạn cần lưu ý trong phiếu gọi đồ cần có đầy đủ thông tin như nhân viên lập phiếu, tên đồ uống, đồ ăn, số bàn, số lượng … để tiện cho quá trình kiểm tra, rà soát.
- Nhập thông tin lên phần mềm và in phiếu
Nhân viên phục vụ mang phiếu gọi đồ đến quầy thu ngân, nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin lên phần mềm đồng thời in phiếu chế biến. Sau đó bộ phận nhân viên sẽ pha chế.
- Pha chế đồ uống
Nhân viên pha chế sẽ thực hiện pha chế đồ uống theo yêu cầu trên phiếu in. Sau đó sắp xếp để nhân viên phục vụ đưa ra cho khách hàng theo đúng số bàn đã in trên phiếu.
- Giao đồ uống cho khách
Nhân viên phục vụ sẽ kiểm tra đồ uống trước khi giao cho khách cùng những dụng cụ, vật dụng kèm theo, sau đó đưa ra cho khách hàng.
- In phiếu thanh toán và thu tiền
Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán từ khách hàng tại quầy thu ngân, nhân viên thu ngân sẽ in phiếu tính tiền theo số bàn trên hệ thống phần mềm, kiểm tra bill đã chính xác chưa và đưa cho khách hàng thanh toán.
Quản lý menu đồ uống/ đồ ăn tại quán
Một vấn đề quan trọng khác mà chủ kinh doanh cần quan tâm khi mới bắt đầu mở quán cà phê đó là menu đồ uống của quán. Chúng ta cần phải cập nhật các món mới theo xu hướng mới nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Hơn nữa, việc thay đổi và nắm bắt các xu hướng mới sẽ giúp quán của bạn có chỗ đứng vững chắc hơn trong thị trường có tính cạnh tranh cao như hiện nay. Ngoài ra, bạn cũng nên tiếp thu những đóng góp, ý kiến, phản hồi của khách hàng để nâng cao chất lượng đồ uống cũng như cách phục vụ của nhân viên.
Xem thêm: Bật mí ý tưởng menu đồ uống trong quán cà phê bạn không thể không biết
Trên đây là toàn bộ quy trình quản lý quán cà phê chi tiết nhất mà Puriocafe muốn chia sẻ tới các bạn mới bắt đầu kinh doanh. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp quán cà phê của bạn có những bước đi đầu tiên phát triển và ngày càng bền vững hơn. Ngoài ra, chủ quán cũng cần có tư duy kinh doanh, chiến lược phát triển và kế hoạch cụ thể theo định kỳ để quán ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe
Phần mềm quản lý quán cà phê là một giải pháp công nghệ giúp chủ quán cà phê thực hiện các nghiệp vụ quản lý cơ bản của quán một cách tự động và hiệu quả.
Với phần mềm quản lý quán cà phê, bạn sẽ có thể:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Phần mềm sẽ tự động xử lý các nghiệp vụ quản lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào các công việc khác.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Phần mềm sẽ giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh của quán một cách chính xác và kịp thời, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Tăng cường tính chuyên nghiệp: Phần mềm sẽ giúp quán cà phê của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê, bạn cần lưu ý các tiêu chí sau:
- Tính năng: Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản của quán cà phê.
- Giao diện và trải nghiệm người dùng: Phần mềm cần có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.
- Chi phí: Chi phí phần mềm quản lý quán cà phê có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng, tùy thuộc vào tính năng và quy mô của quán.
- Đơn vị cung cấp: Bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, có thương hiệu, được nhiều người sử dụng và đánh giá tốt.
- Khả năng nâng cấp và bảo trì: Phần mềm cần có khả năng nâng cấp, cập nhật tính năng mới để đáp ứng nhu cầu của quán. Ngoài ra, phần mềm cũng cần được hỗ trợ bảo trì, khắc phục sự cố kịp thời.
FAQ – Các câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để quản lý quán cà phê hiệu quả?
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Quản lý nhân viên hiệu quả.
- Quản lý tài chính chặt chẽ.
- Có chiến lược marketing phù hợp.
2. Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp?
- Đủ tính năng.
- Giao diện thân thiện.
- Chi phí phù hợp.
- Đơn vị cung cấp uy tín.
- Khả năng nâng cấp và bảo trì.
3. Làm thế nào để quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ?
- Lập quy trình chuẩn hóa.
- Kiểm tra, giám sát thường xuyên.
- Đào tạo nhân viên bài bản.
4. Làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả?
- Lập quy chế, quy định rõ ràng.
- Tuyển dụng, đào tạo nhân viên bài bản.
- Đánh giá, khen thưởng, kỷ luật công bằng.
5. Làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả?
- Theo dõi số lượng, tồn kho thường xuyên.
- Lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.
- Kiểm soát tình trạng hàng hóa hư hỏng.
6. Làm thế nào để quản lý tài chính hiệu quả?
- Lập kế hoạch tài chính cụ thể.
- Quản lý chi tiêu chặt chẽ.
- Theo dõi doanh thu, lợi nhuận thường xuyên.
7. Làm thế nào để quản lý khách hàng hiệu quả?
- Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
- Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng chu đáo.
8. Làm thế nào để quản lý marketing hiệu quả?
- Xác định mục tiêu marketing.
- Lựa chọn kênh marketing phù hợp.
- Tạo nội dung marketing hấp dẫn.
Chúc các bạn áp dụng thành công với quán cà phê của mình.
Xem thêm:
- Cà phê viên nén là gì, ưu nhược điểm, mua ở đâu?
- Khóa học bí quyết kinh doanh quán cà phê lợi nhuận cao, tránh dẹp tiệm (có bonus trọn bộ công thức pha chế)
Viết bởi PurioCafe
Nếu sử dụng bài viết, bạn phải ghi rõ “Nguồn trích từ PurioCafe”
